The show must go on!

Als de lockdown(s) in 2020 ons iets hebben geleerd is het omdenken en met creatieve oplossingen komen. De eventbranche liet ons de afgelopen maanden kennis maken met nieuwe manieren om events te organiseren. Wellicht hier en daar in een andere vorm afhankelijk van de dan geldende maatregelen, maar een event kan bijna altijd doorgaan. Van carroussel, livestreaming tot webinar. Welke vorm dan ook, in onze Gooise locaties kan het allemaal!

Hoe organiseer je in corona-tijden een event op een veilige en verantwoorde manier? Een goed voorbeeld is het carrousel event. Hiermee verspreid je bezoekers over meerdere tijdstippen en kun je alsnog een flink aantal mensen ontvangen. Mag er (last-minute) helemaal geen publiek meer komen in verband met de aangescherpte maatregelen? Dan kan je overschakelen naar een volledig online event door voor livestreaming te gaan of een webinar te organiseren.

Maaike Heida-Oudshoorn, General Manager, Studio 21:

“Ondanks de onzekere periode waarin we nu met zijn allen zitten kan én gaat het in Studio 21 nog steeds door! In onze eventlocatie kan het event, waar iedereen hard aan werkt en veel mensen naar uitkijken, altijd doorgaan.”

Hybride event
Ben je op zoek naar een combinatie van live en online vorm? Kies dan voor een hybride event! Hierbij vindt het event zelf plaats op een eventlocatie, maar de bezoeker kiest of hij naar de locatie toe komt of thuis deelneemt vanachter de laptop. Hybride geeft oneindig veel mogelijkheden. Van kennissessies, workshops, brainstormsessie tot online netwerken. Onze Gooise locaties, waaronder Gooiland en Studio 21, zijn inmiddels helemaal ingespeeld op hybride events. Wat zijn hun ervaringen tot nu toe? 

Rowan van Asten, Marketing Specialist, Gooiland:

“Op 29 september hebben wij het NVRG-Congres gehost. Er waren rond de 100 mensen bij ons in Gooiland en vanuit huis namen nog eens 250 personen online deel aan het congres. Voor de gasten die wij bij ons op locatie mochten verwelkomen hadden wij een zogenaamde toolkit. Hier zaten allerlei hygiënespullen in zoals ontsmettende doekjes en desinfecterende gel.”

“Organisatoren kunnen nogal opzien tegen het technische gedeelte van een hybride event. Gooiland heeft er voor gekozen om dit uit te besteden en wij hebben een vaste partner met wie wij samenwerken. Als er ruimte in het budget is dan zou ik dat ook zeker aanraden. Niets zo vervelend als technische mankementen tijdens je event. Tijdens een hybride of volledig online event, is het erg belangrijk om de interactie met het publiek thuis te zoeken. Denk aan een leuke energizer tussendoor, een online beursvloer, polletjes en digitaal netwerken. Online deelnemen aan hybride event heeft best wat fijne voordelen. Je hebt bijvoorbeeld geen reistijd en als het event eigenlijk toch niet zo goed uitkomt kun je het beeldmateriaal later terugkijken.”

Maaike Heida-Oudshoorn, General Manager, Studio 21:

“Al jaren vindt de award uitreiking van de SAN Accenter (Stichting Adverteerdersjury Nederland) bij ons plaats. Op deze gala avond zijn zo’n 900 gasten welkom voor een prachtig diner, volop gezelligheid, entertainment en uiteraard de uitreikingen van de award. Dit jaar is het roer omgegooid en hebben we samen met de opdrachtgever een hybride event neergezet. De belangrijkste genomineerden waren uitgenodigd op onze locatie en via de livestream waren zo’n 700 gasten aanwezig.”

“Een flinke omschakeling qua organisatie want het zijn niet alleen de mensen op locatie die je moet entertainen, de gasten thuis moeten zich ook onderdeel van de avond voelen. En dat waren ze zeker! In onze locatie hebben we 360 graden aan LED video schermen. De ideale plek voor een virtuele publiekstribune. Zo werden de genomineerden af en toe in beeld gebracht waarbij de zenuwen, het aandachtig luisteren en het gejuich bij positief nieuws vanuit de presentator en jury goed te zien was.”

“Om ervoor te zorgen dat alle gasten ook geboeid blijven en tot het eind erbij zijn is het een kwestie van een goed programma neerzetten. Studio 21 helpt graag mee tijdens de voorbereidingen voor passende en toffe ideeën. Leuk idee is bijvoorbeeld food en/of goodie boxen voor de online gasten. Naast een goed programma is er goede techniek nodig. Meer dan goed eigenlijk: state of the art. Onze locatie is voorzien van de betere geluidsvoorzieningen en een lichtplafond waar je U tegen zegt, maar daarnaast zijn er voor dit type event camera’s, een livestream en een virtueel platform nodig. Hiervoor werken wij samen met andere partijen, die vanaf het begin ook aangesloten zijn en zo samen met onze Studio 21 crew alles tot in de puntjes verzorgen!”